Menaxhimi i burimeve njerëzore dhe financiare në administratën publike

Nga Xhuljeta Çelaj*

Gjatë gjashtë mujorit të parë të këtij viti Kontrolli i Lartë i Shtetit ka kryer një auditim performance pranë Departamentit të Administratës Publike, i cili u fokusua në sistemin informatik të menaxhimit të burimeve njerëzore ose siç quhet ndryshe Human Resources Management Information System.

Departamenti i Administratës Publike, në cilësinë e institucionit përgjegjës për menaxhimin e këtij sistemi, është thelbësor në përgatitjen dhe mbikëqyrjen e zbatimit të politikave shtetërore dhe legjislacionit të shërbimit civil. Në mbështetje të neneve 17 dhe 69 të ligjit nr. 152/2013 “Për Nëpunësin Civil”, i ndryshuar, me miratimin e VKM nr. 117, datë 05.03.2014, “Për Përmbajtjen, Procedurën dhe Administrimin e Dosjeve të Personelit të Regjistrit Qendror të Personelit”, është përcaktuar DAP në rolin e krijuesit dhe administratorit të vetëm dhe fuqiplotë të tij. RQP/HRMIS është një bazë unike të dhënash ku ruhen, përpunohen dhe menaxhohen informacionet për burimet njerëzore aktive në të gjitha institucionet e administratës shtetërore, institucionet e pavarura dhe njësitë e qeverisjes vendore.

HRMIS është një sistem i cili synon plotësimin me të dhëna nga ana e të gjithë institucioneve të administratës shtetërore, institucioneve të pavarura dhe njësive të vetëqeverisjes vendore lidhur me nëpunësit civilë, me qëllim pasqyrimin e statusit real të burimeve njerëzore aktive në administratë. Ai synon ndërveprimin  me bazat e të dhënave të Regjistrit Kombëtar të Gjendjes Civile, Institutit të Sigurimeve Shoqërore, Institutit të Sigurimeve Shëndetësore, Sistemin e Thesarit dhe Drejtorinë e Tatimeve në Ministrinë e Financave, me qëllim përllogaritjen e pagave të nëpunësve në mënyrë të përqendruar, për të realizuar objektivin final, i cili është përdorimi i HRMIS për planifikim financiar dhe menaxhim të burimeve njerëzore të shërbimit civil në shkallë vendi. Vendosja në funksionalitet të plotë e këtij sistemi me të gjitha elementët e tij do të përmbushte edhe kërkesat e parashtruara nga BE në prioritetin nr. 1. Përpjekjet e para për krijimin e një sistemi informatik për menaxhimin e burimeve njerëzore (HRMIS) datojnë që në fillim të viteve 2000. Realizmi i HRMIS në versionin aktual është financuar me fondet e Bankës Botërore, që bën të mundur nënshkrimin e një kontrate konsulence në vitin 2010 për Forcimin e Menaxhimit të Kapaciteteve në Administratën Publike Shqiptare me vlerën € 104.750, e cila mundësoi studimin e zhvillimit të HRMIS dhe u ofruan propozime teknike dhe ligjore për funksionimin e ardhshëm të tij. Në vitin 2014, po me mbështetje të Bankës Botërore, u nënshkrua kontrata për “Përshtatjen dhe Aktivizimin e Moduleve dhe Ndërfaqes së HRMIS, si dhe Shtrirjen e sistemit në gjithë Institucionet Publike” në vlerën € 240.000.

Auditimi i ushtruar nga Kontrolli i Lartë Shtetit për këtë tematikë është zhvilluar sipas dy objektivave kryesore të HRMIS: plotësimit të tij me të dhëna dhe realizimit të ndërveprimit me bazat e tjera të të dhënave të përcaktuara në VKM nr. 117.

Lidhur me plotësimin e sistemit HRMIS me të dhëna nga të gjitha institucionet e administratë është konstatuar se janë hedhur në sistem 55% e të dhënave totale, ndërkohë që ngelet ende për tu plotësuar me të dhëna nga të gjitha institucionet e tjera, veçanërisht nga njësitë e vetëqeverisjes vendore. Procesi i hedhjes së të dhënave të strukturave dhe organigramave të institucioneve të pavarura dhe njësive të vetëqeverisjes vendore, nuk është monitoruar dhe audituar nga DAP sikundër e kërkon VKM nr. 117, pasi strukturat dhe organigramat në këtë fazë të plotësimit me të dhëna nuk janë hedhur nga vetë institucionet e sipërpërmendura, por nga Departamenti i Administratës Publike, pavarësisht faktit që këto institucione janë trajnuar për këtë qëllim, në kundërshtim me VKM nr. 117. Gjithashtu, DAP nuk ka kryer monitorime apo auditime të procesit të plotësimit me të dhëna nga ana e institucioneve të tjera përdoruese të HRMIS. Nga raportet e inspektimit të vitit 2016 që DAP ka kryer në 8 institucione evidentohet se problematikat e vetme të inspektuara në të gjithë këto raporte kanë qenë vlerësimi i rezultateve të punës së nëpunësve civilë, përshkrimet e punës për çdo pozicion të shërbimit civil dhe masat administrative për zbatimin e vendimeve gjyqësore. Departamenti i Administratës Publike nuk ka shfrytëzuar kompetencat që i janë dhënë nga ligji për nëpunësin civil për të inspektuar zbatimin e tij, duke mos përfshirë si objektiv të mundshëm verifikimin e procesit të hedhjes së të dhënave të punonjësve në HRMIS.

Për të kryqëzuar të dhënat e përfituara nga DAP lidhur me nivelin e plotësimit me të dhëna, KLSH u dërgoi një pyetësor për një kampion prej 89 institucionesh përdoruese nga i cili rezultoi se 81% e institucioneve kanë plotësuar vetëm gjeneralitetet e punonjësve, (të dhëna këto që importohen në mënyrë automatike) nga Regjistri i Gjendjes Civile nëpërmjet numrit personal të identifikimit (NID). Departamenti i Administratës Publike gjithashtu nuk ka hartuar një plan strategjik institucional, i cili duhet të përkthejë detyrat e ngarkuara në nivel qeverie, përmes Strategjisë Ndërsektoriale për Reformën në Administratën Publike 2014 – 2020 (SNRAP) në objektiva institucionalë, si edhe nuk ka hartuar një plan operacional, i cili të përcaktojë aktivitetet që duhet të kryhen në kuadër të SNRAP 2014 – 2020 për zbatimin e HRMIS dhe treguesit që masin progresin e këtyre aktiviteteve, e si rrjedhojë nuk ka respektuar afatin e vendosur nga Strategjia Ndërsektoriale për Reformën në Administratën Publike, sipas së cilës bërja funksionale në nivel të plotë e sistemit dhe vënia e tij në përdorim për institucionet synohej të bëhej deri në fund të vitit 2015. Nga ana tjetër në VKM nr. 117 nuk është vendosur një afat për plotësimin me të dhëna dhe bërjen plotësisht funksionale të sistemit HRMIS.

Institucioni ende nuk ka hartuar një plan të detajuar që përcakton procedura për mbarëvajtjen e sistemit në terma afatmesëm dhe afatgjatë, përmes një plani për vazhdueshmërinë e sistemit IT të HRMIS, duke u nisur edhe nga fakti se në fund të vitit 2017, përfundon kontrata me operatorin ekonomik i cili ka krijuar sistemin HRMIS, duke e lënë Departamentin e Administratës Publike me një sistem të përfunduar, por që ka nevojë për përmirësime dhe ndryshime të vazhdueshme ndërkohë që ende vazhdon popullimi me të dhëna dhe ndërveprimi me sistemet e tjera nuk është realizuar.

Në lidhje me realizimin e ndërveprimit të sistemit HRMIS me sistemet e tjera të parashikuara: Departamenti i Administratës Publike nuk ka hartuar një plan strategjik institucional dhe një plan veprimi për ndërveprimin në bashkëpunim me institucionet përkatëse sipas një kalendari të dakordësuar, duke mos pasur një qasje gjithëpërfshirëse kundrejt realizimit të objektivit të ndërveprimit dhe duke mos përfshirë në problematikat e ndërveprimit të gjitha institucionet të tjera të përmendura në VKM nr. 117. Aktualisht sistemi HRMIS nuk shkëmben të dhëna me asnjë sistem tjetër përveç Regjistrit të Gjendjes Civile.

Sipas VKM nr. 117, përmes HRMIS institucionet do të mundin të prodhojnë listëpagesat e punonjësve përmes sistemit. Për këtë arsye me Udhëzimin e Përbashkët nr. 4, datë 13.12.2016 të Ministrit të Shtetit për Inovacionin dhe Administratën Publike dhe Ministrit të Financave nr. 4, datë 13.12.2016 “Për formën, elementët dhe plotësimin e borderosë së pagave për njësitë e qeverisjes së përgjithshme” u përcaktua se këto listëpagesa elektronike do të prodhoheshin në këtë mënyrë duke filluar nga data 1 mars 2017. Ndërveprimi me bazën e të dhënave të Institutit të Sigurimeve Shoqërore nuk është realizuar. Instituti i Sigurimeve Shoqërore nuk ka në dijeni për përfshirjen në VKM nr. 117, si edhe për rolin e tij në procesin e implementimit të HRMIS.

DAP ende nuk ka ndërmarrë hapa në drejtim të ndërveprimit me bazën e të dhënave të Drejtorisë e Përgjithshme të Tatimeve pranë Ministrisë së Financave dhe Fondit të Sigurimit të Detyrueshëm të Kujdesit Shëndetësor. DAP ka realizuar ndërveprimin me portalin unik qeveritar e – Albania dhe me Bazën e të Dhënave të Qendrës Kombëtare të Biznesit, pavarësisht se këto janë aktivitete që nuk parashikohen nga VKM 117 dhe nga SNRAP.

Departamenti i Administratës Publike nuk ka përfshirë në procesin e ndërveprimit me HRMIS edhe institucione të tjera të parashikuara në bazën ligjore. DAP ka kryer punën e parashikuar të kryhej nga këto institucione me argumentin e nevojës për të përshpejtuar ecurinë e punës në HRMIS.

DAP ka vepruar pa planifikim dhe hap pas hapi duke ndërmarrë aktivitete sipas nevojave të momentit dhe pa kërkuar një koordinim më të gjerë dhe gjithëpërfshirës me aktorët e tjerë të përfshirë në këtë proces.

Në kushtet aktuale, procesi i ndërveprimit të sistemit HRMIS me sistemin e thesarit është i pezulluar, pasi Ministria e Financave në kuadër të IPS 2 ka përfunduar procedurat e prokurimit të sistemit AFMIS (Albanian Financial Management Information System), i cili do të zëvendësojë SIFQ.

Vetë Banka Botërore thekson se aktivitetet kanë qenë të ngadalta që nga prilli 2016 dhe se hapi i parë i ndërveprimit të sistemeve HRMIS me Thesarin ende nuk ka filluar, duke qenë se DAP duhej të paraqiste një plan të rishikuar në nëntor 2016 për të sqaruar hapat e ardhshëm për përdorimin operativ të sistemeve dhe ndërfaqes së Thesarit, duke sugjeruar veçanërisht miratimin e akteve ligjore ose nënligjore përkatëse që lidhen me AFMIS, HRMIS dhe sisteme të tjera për të siguruar përdorimin e detyrueshëm të këtyre platformave dhe për të shmangur sistemet paralele.

Për sa i takon ndërveprimit me Institutin e Sigurimeve Shoqërore, ky institucion nuk kishte dijeni për përfshirjen në procesin e implementimit të HRMIS përmes VKM 117 dhe mënyrën se si duhet të kontribuonte në këtë ndërveprim. ISSH nuk ka hartuar apo edhe diskutuar mundësinë e një plani për ndërveprim midis sistemit të tij dhe sistemit HRMIS, si dhe nuk është përfshirë në takimet e zhvilluar midis DAP dhe Ministrisë së Financave për të diskutuar mbi këtë tematikë. Për sa i takon ndërveprimit me institucionet e tjera të përmendura në VKM nr. 117, si Fondi i Sigurimeve të Detyrueshme të Kujdesit Shëndetësor dhe Drejtorinë e Tatimeve në Ministrinë e Financave nuk është ndërmarrë asnjë hap.

Në përfundim të këtij auditimit ka rezultuar se:‘‘Departamenti i Administratës Publike – në cilësinë e administratorit të vetëm dhe fuqiplotë të sistemit HRMIS, si dhe institucionit përgjegjës për zbatimin e legjislacionit të shërbimit civil në institucionet e administratës shtetërore – nuk ka hartuar një plan strategjik institucional dhe një plan veprimi për implementimin e sistemit HRMIS si për plotësimin me të dhëna, ashtu edhe për ndërveprimin, me qëllim vendosjen në funksionim të plotë të tij. Sistemi HRMIS nuk është plotësuar ende me të dhëna nga të gjitha institucionet e parashikuara, veçanërisht nga njësitë e qeverisjes vendore. Procesi i ndërveprimit të sistemit HRMIS me sistemet e tjera aktualisht është i pezulluar. Sistemi HRMIS nuk realizon synimin e përcaktuar në pikën 9, kreu II i VKM nr. 117, pra përdorimin e tij si burim informacioni dhe planifikimi, për shkak të nivelit të ulët të plotësimit me të dhëna nga institucionet, si dhe për shkak të mos realizimit të ndërveprimit me sistemin e thesarit pranë Ministrisë së Financave, Drejtorisë së Përgjithshme të Tatimeve, Fondit të Kujdesit të Detyrueshëm Shëndetësor dhe Institutit të Sigurimeve Shoqërore.’’

* Audituese në KLSH