Domosdoshmëria për implementimin e një sistemi HRMS për menaxhimin e burimeve njerëzore dhe llogaritjen e pagave

Behije Liko
CEO Business Integration Solutions
Implementuese e sistemit HRBIS në Shqipëri

Çfarë është një sistem HRMS?

Një sistem HRMS (Human Resource Management System) mundëson centralizimin në një sistem të vetëm të të gjitha proceseve që lidhen me menaxhimin e burimeve njerëzore, menaxhimin e listëprezencës, llogaritjen e pagave dhe raportimin.

Në varësi të kërkesave që mund të ketë çdo kompani, një sistem HRMS mund të përfshijë disa funksionalitete:

• Menaxhimi i të dhënave të punonjësve: Një bazë e detajuar të dhënash me të gjitha të dhënat, personale, kontraktuale, trajnimet, çdo ndryshim historik profesional, arkivimi i dokumenteve, rregulla dhe përfitime specifike të punonjësve.

• Procesi i punësimit: Hapja e dosjes, dokumentet e punësimit, rezultatet e rekrutimit, gjenerimi i kontratës së punës dhe veprimtari të tjera të lidhura.

• Vlerësimi i performancës duke u bazuar tek objektivat dhe arritjet

• Menaxhimi i listëprezencës: automatizimi mbledhjes së listëprezencës ditore, llogaritjes së orëve shtesë, punës në ditë feste ose të diele, turnet e natës, arsyet e ndryshme të mungesave sipas kodit të punës

• Menaxhimi i pushimeve vjetore: ku përfshihet grumbullimi, shkarkimi i tyre, regjistri i pushimeve vjetore, mundësia e kërkesës dhe aprovimit të pushimeve nga punonjësit dhe menaxheret e tyre

• Menaxhimi i shtesave dhe ndalesave të ndryshe të punonjësve: si bonuse, dietat ushqimore, benefite të ndryshme, por edhe ndalesat

• Llogaritja e pagave: duke u bazuar te legjislacioni për llogaritjen e sigurimeve shoqërore, shëndetësore dhe TAP

• Të gjenerojë kartelën e pagës (Payslip) të punonjësve dhe t’ia japë këtë informacion punonjësve çdo muaj

• Të gjenerojë raporte të shumëllojshme në lidhje me të dhënat e punonjësve, prezencat, llogaritjen e pagave

• Të përmbush çdo detyrim ligjor për pjesën e raportimeve të detyrueshme si listëpagesë e kontributeve dhe tap, regjistri i punonjësve, regjistri i pushimeve vjetore etj.

• Të jetë i pajisur me E-mail Worning për njoftime të ndryshme automatike drejt stafit të burimeve njerëzore dhe punonjësve

Çfarë avantazhesh mund të një sistemi HRMS një kompanie?

Avantazhet janë të ndryshme dhe lidhen ngushtësisht dhe me nevojat që ka çdo kompani.

Po ju listoj avantazhet që janë të përbashkëta për të gjitha kompanitë.

• Reduktimi total i gabimeve të shkaktuara nga hedhja e të dhënave, përllogaritjeve manuale dhe përsëritja e punëve

• Qendërzim i informacionit dhe rregullave: një sistem HRMS centralizon informacionin në një burim të vetëm ku integron të dhënat e punonjësve, dokumentet, prezencat, pagat, raportimin, rregullat e kompanisë

• Kursim 90% të kohës së hedhjes së të dhënave, llogaritjeve dhe raporteve, kjo falë automatizimit të procesit të hyrje-daljeve, falë gjenerimit automatik të pagave, gjenerimit automatik të raporteve dhe sidomos falë shmangies së punëve të përsëritura.

• Raportim dhe analiza: Një sistem HRMS nëpërmjet raporteve të shumëllojshme i mundëson çdo menaxheri të dhëna të sakta dhe të sigurta për analiza dhe planifikime.

• Përmbushja e detyrimeve ligjore: një sistem HRMS mundëson mbajtjet e të dhënave dhe dokumentacionit konform normativave.

• Përmirësimi i bashkëpunimit dhe komunikimit më stafin: njësimi i rregullave, shpërndarja e informacioneve me stafin shmang pakënaqësitë, paqartësitë dhe bën procesin sa më transparent.

Prej 2016 ju keni krijuar në Shqipëri një software HRMS të quajtur HRBIS, çfarë ofron HRBIS për kompanitë shqiptare?

Në modulin standard përfshihen të gjitha funksionalitetet e një software HRMS me përjashtim të moduleve që zhvillohen me porosi sipas kërkesave të klientit si moduli i menaxhimit të performancës, raporte specifike etj.

Si lindi ideja për të krijuar një sistem të tillë për tregun shqiptar?

Në 2015 kur hapëm zyrat në Shqipëri fokusi ynë kryesor ishte implementimi i sistemeve ERP të krijuara me porosi sipas kërkesave të klientëve, veprimtari e cila prej 1974 kryhet nga mëma jonë “Elelco” në Milano.

Vendosem të krijonim HRBIS për shkak të kërkesave të shumta që kishim nga klientët tanë.

U ndeshëm me një realitet ku shumë kompani të mëdha mbanin të dhënat e punonjësve në dosje fizike ose në Excel, listëprezencat manuale, llogarisnin pagat në Excel, plotësonin regjistrat me dorë dhe merrnin rreth 15 ditë kohë për llogaritjen e pagave përveç punës së përditshme manuale. Edhe në realitete më të përparuara gjetëm kompani të cilat kishin instaluar pajisje hyrje-daljeje, por jo një sistem menaxherial për automatizimin e pagave duke u bazuar te këto listëprezenca, ose kompani të cilat përdornin 2-3 sisteme për të arritur përmbushjen e një pjesë të kërkesave të tyre.

Duke ardhur nga eksperienca të ngjashme në kompani jashtë Shqipërisë vendosëm të krijonim një produkt për Shqipërinë i cili që në ideim dhe krijim të ishte i bazuar në nevojat reale praktike të realitetit shqiptar dhe që të ishte një cikël i mbyllur në një sistem të vetëm.

Kështu në 2016-tën lindi ideja për ideimin, krijimin e sistemit HRBIS me qëllim krijimin e një produkti të vetëm që mbyll ciklin nga mbledhja e listëprezencave deri te llogaritja e pagave, gjenerimi i raporteve për arsye menaxheriale dhe kontrolli.

Dëshironim të krijonim një produkt që u përshtatej kompanive me një numër të lartë punonjësish, dhe një produkt që mund të përdorej edhe nga punonjës pa përvojë, duke ia lënë vetë sistemit të gjithë barrën e llogaritjeve dhe ndryshimeve ligjore.
Krijimi i këtij produkti u mundësua falë bashkëpunimit të dy kompanive BIS , ELELCO dhe klientëve tanë.

Keni 8 vite që punoni në tregun Shqiptar. Cilat janë kompanitë më të përshtatshme për të bërë një implementim të tillë?

Një sistem i tillë është i përshtatshëm për çdo madhësi dhe tipologji biznesi, por në tregun shqiptar kompanitë që kanë pasur predispozimin më të madh për të implementuar një software të tillë janë kompanitë e prodhimit automotive, tekstile, minerale që kanë nga 100 deri në 2000 punonjës.
Kemi shumë implementime edhe në sektorin e shërbimit, farmaceutik, call center, kompani marketingu, sektori financiar si banka dhe institucione financiare, por kryesojnë në 80% kompanitë e prodhimit.

Sipas jush, përse janë kompanitë e prodhimit më të përshtatshmet për ta automatizuar këtë proces? Cilat procese u lehtësohen?

Arsyet janë të shumta, por po listoj më kryesoret.

• Së pari numri i lartë i punonjësve, sidomos hyrje-daljet e shpeshta gjatë muajit kërkojnë domosdoshmërinë e mbajtjes së një baze të dhënash të punonjësve sa më të përditësuar.

• Ngjarjet e shumta gjatë muajit që, nëse nuk llogariten automatikisht, janë shumë të vështira të bëhen me dorë: ku listoj llogaritjen automatike të orëve shtesë, fashave të turnit të natës, punën në ditën e diel apo punën në ditë feste, evente këto që sistemi i llogarit automatikisht.

• Tipologjitë e ndryshme të pagave që përdorin, nëse në kompanitë e shërbimit përdoren kryesisht pagat mujore fikse, në kompanitë e prodhimit ndeshim të gjitha llojet e pagave mujore fikse, paga ditore, paga orare dhe paga + bonuse.

• Një tjetër arsye është dhe fakti që shumica e kompanive të prodhimit u garantojnë punonjësve pagën neto për t’ia mbajtur të paprekshme pagën për efekt të ndryshimit të TAPIT, duke nisur kështu llogaritjen e pagave nga neto në bruto, një sistem llogaritjesh të mundëson dhe llogaritjen nga neto krahas asaj nga bruto.

• Shumë kompani për shkak të vështirësisë së gjetjes dhe mbajtjes së punonjësve implementojnë kuotat e dietave ushqimore, apo bonuse të ndryshme të cilat sistemi i llogarit në bazë të rregullave të gjithsecilit.

• Bizneset me numrin më të lartë të punonjësve janë dhe ato që kanë kontrollet më të shpeshta nga zyrat e punës apo inspektorati, për këtë arsye u nevojiten shumë raporte të detajuara për regjistrin e punonjësve, pushimeve vjetore dhe llogaritjen e pagave.

• Këto biznese janë subjekt i auditeve të jashtme ku kërkojnë një llogaritje sa më të përpiktë të pagave të punonjësve dhe dhënien e detajeve të pagave punonjësve.

• Së fundi dhe jo më pak e rëndësishme, për këto kompani që flasim për një numër të lartë punonjësish kostoja më e madhe e tyre është kostoja e orëve të punës. Për këtë arsye drejtuesit dhe menaxherët e tyre kanë nevojë për raporte sa më të detajuara për koston e orëve reale të punës dhe për orët e paguara por jo të punuara, siç janë pagesat për pushimet vjetore, raportet mjekësore etj.

Sa kohë duhet për implementimin e një sistemi të tillë?

Procesi i implementimit të një sistemi është një bashkëpunim dypalësh, ne që duhet të përgatisim të dhënat në sistem dhe klienti që duhet të na ushqejë me këto të dhëna.
Kur kemi pasur bashkëpunim maksimal me klientin, kemi bërë implementime edhe brenda 5 -10 ditësh.

Gjate fazës së implementimit ne ndihmojmë klientin në krijimin e arkivave, trajnimin deri në llogaritjen e parë të pagave me sukses.

Kanë ndryshuar kërkesat e kompanive me kalimin e viteve?

Gjatë vitit të parë të implementimit kompanitë janë të fokusuara kryesisht në krijimin dhe mbajtjen e përditësuar të databazës së punonjësve, në automatizimin e listëprezencës, llogaritjen e pagave dhe raportimin standard.

Gjatë vitit të dytë fillojnë të kërkojnë raporte specifike të ndërtuara sipas kërkesës së tyre, fillojnë të përdorin arkivim të dokumenteve dhe të përdorin modulet web që janë në bashkëveprim me punonjësit si kërkesë web për pushime vjetore dhe pushime të tjera, kartela web e punonjësve etj.

Pas sa kohësh shihen këto rezultate?

Rezultatet e para shihen që më muajin e parë të implementimit, rezultatet maksimale pas 3-mujorshit të parë pasi klienti është familjarizuar totalisht me sistemin dhe përdor gjithë funksionalitetet që ai i ofron.

Cilat mendoni se janë pikat tuaja të forta për ofrimin e këtij produkti?

• Jemi e vetmja pikë reference për klientët tanë si për pjesën hardware si për atë software, sepse sistemi dhe infrastruktura është 100% pronësi e jona

• Ofrojmë asistencë të dedikuar për klientët tanë nga Tirana dhe Milano sidomos në fazat e para të start up që është faza më e rëndësishme

• Nuk kemi kufij për zhvillime të reja dhe kërkesa specifike të klientëve, pra jeni gati të ndjekim klientët tanë në rritjen e tyre dhe idetë e reja

• Stafi ynë përbehet nga analistë dhe programues me eksperiencë ndërkombëtare më shumë se 30-vjeçare

• Çdo ndryshim ligjor kryhet në kohë reale

• Ofrojmë shërbim “Cloud” në sisteme IBM duke garantuar maksimalisht ruajtjen dhe sigurinë e të dhënave

Ndonjë këshillë për bizneset shqiptare?

Koha e drejtuesve dhe punonjësve do të ishte me e frytshme nëse do të kryenin sa më pak hedhje të dhënash dhe të përqendroheshin më shumë te raportet, analizat, zgjidhjet e problemeve dhe planifikimeve.

Automatizoni të gjitha proceset manuale që mundeni për të pasur sa më shumë produktivitet në bizneset tuaja.

Nëse duan të mësojnë më shumë për këtë produkt si mund t’ju kontaktojnë?
Për më shumë informacione për funksionalitete, por dhe për të lënë një takim nga afër me ne mund të lexojnë www.hrbis.al.